許多企業(yè)覺得檔案管理只需妥善保管紙質(zhì)版檔案，搞好分類管理，便是檔案管理的一切了。因而，電子檔案管理系統(tǒng)被那些企業(yè)視作一筆額外管理支出。

但所有企業(yè)也面臨著一樣的一大難題：傳統(tǒng)式檔案管理方法容易受時(shí)長(zhǎng)、儲(chǔ)放自然環(huán)境等因素，讓檔案在保存過(guò)程中發(fā)生消耗。消耗之后的關(guān)鍵檔案材料修補(bǔ)，又花費(fèi)大量人力物力，消耗企業(yè)并且需要很多時(shí)間和精力來(lái)管理和存放。因而，挑選電子檔案管理系統(tǒng)可以幫助紙質(zhì)文檔完成數(shù)字信息化存放，管理更有效安全，成為了一個(gè)企業(yè)檔案管理的優(yōu)先選擇項(xiàng)。

電子檔案管理系統(tǒng)有很多優(yōu)點(diǎn)，比如它能夠快速分析、查找和搜索檔案信息內(nèi)容，給予全天候的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，具備數(shù)據(jù)庫(kù)備份、修復(fù)和安全管理等服務(wù)，確保檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全。與此同時(shí)，它還能夠完成信息共享、合作等功能，讓檔案管理更加智能化和體系化。

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